有效的買家溝通對出口企業(yè)達(dá)成訂單的重要性不言而喻，而更重要的是，在訂單達(dá)成前期甚至整個業(yè)務(wù)過程中，買家溝通的時間有限。買家留給每個潛在供應(yīng)商及既有供應(yīng)商的時間不多，為此，出口企業(yè)在每次與買家的溝通中提供的信息必須是確切而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，在最短的時間里給買家留下深刻的印象。
印象往往影響著買家的采購決定，出口企業(yè)要在最短的時間內(nèi)促使買家將采購愿望轉(zhuǎn)化為采購行動，向買家提供量身定做的信息，以滿足買家的要求。
其實，出口企業(yè)的獨特賣點就是最好的第一印象，關(guān)注于企業(yè)獨一無二的產(chǎn)品和服務(wù)。無論是通過電子郵件、傳真或者電話和面對面的交流，都要先解決買家提出的問題，對于不便回答，或一時無法回答的問題，也要給予一定的解釋，或告之公司不從事某方面業(yè)務(wù)，或必須在之后給出回答等。讓買家感受到供應(yīng)商的誠信，而避免產(chǎn)生該供應(yīng)商沒有領(lǐng)會買家查詢意思的印象。
而對于買家詢價，回復(fù)應(yīng)清晰，避免在附件中呈送大量的報價信息，因為很多公司會因為防止病毒而直接刪除附件文件。由此，對于信息量大的公司，在書面的買家溝通中提供公司網(wǎng)址也是變通的做法，即提供了詳盡的信息展示了企業(yè)形象，又避免了冗長的回復(fù)，使回復(fù)變得簡潔，且給買家留下專業(yè)的印象。
有效的買家溝通起著促成業(yè)務(wù)的關(guān)鍵作用，國內(nèi)出口企業(yè)還是要正視企業(yè)及行業(yè)的優(yōu)劣勢，盡管中國產(chǎn)品是吸引人的、高性價比的，但海外買家在采購時還是會有諸多考慮因素，包括買家溝通能力。為了在激烈的競爭中獲得優(yōu)勢，出口企業(yè)除了修煉內(nèi)功、提升企業(yè)實力外，還應(yīng)在與買家溝通上花費一定的時間與精力，提高溝通能力將爭取客戶的前期投資回報最大化。
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