輕思緯導(dǎo)讀：會議要順利進行，會務(wù)工作是非常關(guān)鍵的，會務(wù)工作做得是否到位，細(xì)致，會影響到會議執(zhí)行情況。因此，需要好好布局，好好把關(guān)。
會務(wù)工作是會議正常進行和取得預(yù)期效果的重要保證。會前、會中、會后應(yīng)注重把握哪些細(xì)節(jié)問題?
“
部署 檢查
會前準(zhǔn)備要充分
”
會前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會議能否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一
方案要細(xì)
會前準(zhǔn)備工作要根據(jù)會議任務(wù)制定詳細(xì)的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，將工作方案中的任務(wù)分解，逐一明確相關(guān)事項和環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，并列表印發(fā)，使各項任務(wù)職責(zé)分明、一目了然。
二
落實要細(xì)
會前準(zhǔn)備工作具有很強的時限性，各工作小組要緊緊圍繞職責(zé)分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員，是會前準(zhǔn)備的兩個關(guān)鍵要素。
會議文件中的議程和日程安排涉及大會的主要任務(wù)和總體安排，是各組工作的指導(dǎo)性文件;重要講話稿是大會的重要文件;邀請出席列席人員、上主席臺人員、各組召集人名單等也是有明確要求的程序性文件。上述文件從起草到定稿要經(jīng)過多次修改和討論，甚至定稿后還會受到各種變化因素的影響，應(yīng)適當(dāng)推遲印制時間。會議文件裝袋前，要對所有應(yīng)發(fā)材料進行全面核實，確保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據(jù)所在單位的不同，采用文字、短信、電報、傳真、電話等多種方式通知，確保及時準(zhǔn)確、無遺漏;需要被通知單位反饋名單和提供有關(guān)材料的，要及時催辦、收集齊全。
三
檢查要細(xì)
這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式。大會秘書處要根據(jù)計劃進度定期聽取各工作小組情況匯報，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。會場布置是現(xiàn)場檢查的重點，從主席臺布置到座位安排，從話筒到碟片都要一一檢查，對落實不到位或銜接不夠的地方，要及時發(fā)現(xiàn)、及時督促、及時整改。
“
場內(nèi) 場外
會中運轉(zhuǎn)要有序
”
會中是從會議簽到至?xí)h結(jié)束時的這一段時間，可分為場內(nèi)服務(wù)和場外服務(wù)，涉及環(huán)節(jié)較多。場內(nèi)服務(wù)工作主要是做好會議簽到、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音、攝像、照相等;場外服務(wù)的食宿、安全、秩序、醫(yī)療、車輛等每個環(huán)節(jié)也是緊緊相連、密不可分的。如何做好場內(nèi)場外各個環(huán)節(jié)的有機銜接，各項議程的有序運行，應(yīng)注重把握三個細(xì)節(jié)。
一
關(guān)鍵細(xì)節(jié)，指會務(wù)某項工作的核心環(huán)節(jié)。
如果該細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題，整個會務(wù)效果就會大打折扣，甚至可能出現(xiàn)嚴(yán)重后果。因此，關(guān)鍵細(xì)節(jié)至關(guān)重要，來不得半點馬虎和疏忽。對待這些細(xì)節(jié)，要做到思想高度重視、時間重點安排、精力重點傾斜，確保萬無一失。比如大會選舉，清點人數(shù)是核心環(huán)節(jié);大會伙食，食品安全是核心環(huán)節(jié)。由核心環(huán)節(jié)分解出來的細(xì)節(jié)就是關(guān)鍵細(xì)節(jié)，要投入足夠的精力和時間去關(guān)注它、做好它。
二
銜接細(xì)節(jié)，指會務(wù)各個環(huán)節(jié)之間的對應(yīng)聯(lián)系。
銜接工作涉及面廣，往往很難考慮周全，有的環(huán)節(jié)容易被忽略，如果銜接不好，也會影響全局。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)臨時通知召開重要會議或部署緊急任務(wù)，需要相應(yīng)調(diào)整某場會議的開會時間，這就要求相關(guān)的用餐時間以及工作人員到位時間等作相應(yīng)的調(diào)整。又如，原定在主席臺就座的某位領(lǐng)導(dǎo)臨時不能參加會議，除了對主席臺座位進行調(diào)整外，還要對該領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)的任務(wù)(如頒獎、交接提案等)進行調(diào)整，不能顧此失彼。
三
延伸細(xì)節(jié)，指會務(wù)工作中相對而言不怎么顯現(xiàn)或不容易想到的細(xì)節(jié)。
對整個會務(wù)沒有決定性的作用，但把握不好也可能影響局部，進而影響整個會議的效果。比如，會議分組討論地點，雖然場內(nèi)設(shè)施布置完整，但遇周圍臨時施工非常嘈雜，影響與會者討論發(fā)言，也會讓大家不滿意。又如，有一年，我們在報到當(dāng)晚的預(yù)備會前，把第二天的日程安排用短信群發(fā)給與會人員，由于字節(jié)較多，有的人分兩條收到，先打開的一條是“晚上自由活動”(實際上是第二天晚上的活動安排)，讓個別與會同志誤認(rèn)為當(dāng)晚的預(yù)備會不開了。本來是對會議通知細(xì)節(jié)的一種改進，但由于群發(fā)的時間段沒把握好，結(jié)果帶來了不必要的誤會?？紤]延伸細(xì)節(jié)不能囿于會務(wù)和細(xì)節(jié)本身，要拓寬思路，放開去想，提前預(yù)測可能影響會議正常進行的各種因素。
“
收尾 總結(jié)
會后工作要規(guī)范
”
會后工作是保證會議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)。需重點抓好三件事。
一
會后服務(wù)
在組織與會人員離會時，要詳細(xì)了解與會人員返回的日程和交通工具，協(xié)助購買機票、車票或提供其他服務(wù)等。對個別因工作需要還需暫留的人員，在食宿等方面要妥善安排。
二
會后總結(jié)
每次會議結(jié)束后，要及時對會務(wù)工作進行認(rèn)真總結(jié)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則和服務(wù)指南等及時進行修訂、增補，使之更加科學(xué)、規(guī)范。要及時把會議文件、簡報、會議記錄、音像資料以及會務(wù)工作方案、服務(wù)指南等一整套原始資料收集齊全，按規(guī)定歸檔管理，形成盡可能完善的資料匯編，便于今后查閱使用。
三
會后跟蹤
對會議發(fā)言、討論形成的有關(guān)事項以及會議期間的領(lǐng)導(dǎo)批示件等的辦理情況進行跟蹤，確保會議審議的各項事項和任務(wù)落到實處。
輕思緯會務(wù)服務(wù)，一直是客戶非常滿意的一環(huán)，不管遇到什么情況，都可以快速應(yīng)變，讓會議達(dá)到客戶想要的效果。而要做到這些，與輕思緯會議策劃公司的員工的專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神是分不開的，有職業(yè)精神的人，是不會讓客戶失望的。歡迎訪問：www.gzqingsiwei.com。
