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很多外貿(mào)小白在剛?cè)胄袝r(shí)，每天工作感覺都在瞎忙。

被叫去工廠車間學(xué)習(xí)產(chǎn)品知識(shí)，被要求寫開發(fā)信和整理客戶資料，被安排產(chǎn)品上架，自學(xué)優(yōu)化平臺(tái)產(chǎn)品技能。

得過且過，每天工作枯燥又迷茫，想要學(xué)東西，但是不知道該從哪里學(xué)起，每天工作效率很低。

我一天的工作安排

分析工作效率低的原因

解決辦法

外貿(mào)業(yè)務(wù)員/外貿(mào)跟單員一天的工作安排建議

分享實(shí)用APP進(jìn)行輔助提高效率

1.我一天的工作安排

1）6點(diǎn)半起床，然后看英語類書籍（半小時(shí)），做瑜伽/跳鄭多燕健美操（半小時(shí))

2) 7點(diǎn)半準(zhǔn)備早餐，收拾出門

3）8點(diǎn)半到公司開始一天的工作

a.查完電郵

b.翻譯好頭辦評語，下辦單。找好物料&布料交給樣板房師傅安排打版，向美國TNF客戶和香港VF跟單溝通頭辦打版進(jìn)度和打版過程中出現(xiàn)的問題（頭辦批辦ok后，才進(jìn)行大辦打版）

c.頭辦批ok后，核對客戶buy file是否有誤并匯總成一個(gè)buy qty summary表格.

d.同各物料供應(yīng)商溝通大辦物料訂購事宜（物料包括:拉鏈，丈根，繡花線等）

e.翻譯大辦評語并制作大辦打版辦單&物料卡&布料卡，安排打版

f.每日跟進(jìn)并向客戶反饋大辦生產(chǎn)進(jìn)度問題。另外，還要制作裝箱單等資料

g.會(huì)不時(shí)解答其他人的提問，給予建議

4）傍晚6點(diǎn)下班，回家?guī)兔χ箫?/p>

5）8點(diǎn)-9點(diǎn)半學(xué)習(xí)微信公眾號(hào)經(jīng)營等課程，寫公眾號(hào)當(dāng)天素材，排版

6）9點(diǎn)半-10點(diǎn)半 娛樂

7）10點(diǎn)半睡覺

2.分析工作效率低的原因

a.工作碎片化，分不清輕重緩急

b.只知道埋頭干活，從來不去思考

c.來者不拒，不懂"say no"

d.同時(shí)進(jìn)行多任務(wù)處理

e.總在焦慮，情緒管理能力不夠強(qiáng)

f.員工不獨(dú)立思考+上司不懂瞎指揮=效率低

3.解決辦法

結(jié)合外貿(mào)服裝行業(yè)，針對以上6點(diǎn)工作效率低下的頑疾，提出以下解決辦法。

a.針對工作碎片化----辦法：做計(jì)劃

我每天上班，都是先查看郵件，把郵件分類，如下

1.（公司內(nèi)部溝通）需要跟團(tuán)隊(duì)合作才能完成的工作，要先做。例如下辦單。好處：可以在第一時(shí)間獲得資源優(yōu)先分配，縮短大辦交期

2.（公司外部溝通）需要跟物料供應(yīng)商溝通訂料事宜，或者跟客戶溝通衫辦打版問題（這些都需要時(shí)間去確認(rèn)的)，排第二位去做。作為跟單，要清楚了解每個(gè)供應(yīng)商每個(gè)物料的生產(chǎn)周期（lead time）。特別在年關(guān)前后，提前訂料，物料供應(yīng)商才能按時(shí)交貨。

3.自己獨(dú)立完成 ，最后做。例如翻譯評語，剪拉鏈等

哪怕不能當(dāng)天完成，都要在當(dāng)天回復(fù)客戶處理情況。例：we are working on it.

做外貿(mào)服裝跟單員，上班感覺就像是打仗一樣，隨時(shí)有各種突發(fā)事件發(fā)生。以下是我遇到的部分工作場景:“瑪姬，A款號(hào)的頭辦插肩袖的做工我們做不了，要跟客戶說。B款號(hào)的頭辦 bom 尺寸表上”前領(lǐng)深"尺寸跟公仔圖對不上，你要問問客戶他們想要哪個(gè)尺寸？還有C款號(hào)頭辦前中拉鏈和車縫線的的數(shù)量不夠，你記得重新訂購“等各種亂七八糟的問題需要你去解決。工作思路隨時(shí)被一個(gè)個(gè)奪命c(diǎn)all無情的打斷。所以，我建議，在你接電話之前，先用筆記下你當(dāng)前的工作思路和工作進(jìn)度。這樣避免在接完電話后，忘記自己十幾分鐘前工作思路的窘?jīng)r

b.只知道埋頭干活---辦法:多思考事情本質(zhì)

部分大公司管理比較完善，公司內(nèi)部訂單操作系統(tǒng)比較多。就以我我上一家公司為例，訂單操作就有3個(gè)系統(tǒng)，EIP系統(tǒng)（Enterprise Information Portal/企業(yè)信息門戶），PMS系統(tǒng)（power production management system/工程生產(chǎn)管理系統(tǒng)）以及出貨系統(tǒng)。當(dāng)初我是用1個(gè)月多時(shí)間去熟悉這些系統(tǒng)的。那么，如何快速學(xué)習(xí)這些流程類的操作呢？以下方法同樣適用于學(xué)習(xí)其他技能

1.要注意理順為什么走這個(gè)流程(必要性）

2.這個(gè)流程需要什么信息，去哪里找這些信息

3.在解決這個(gè)問題時(shí)遇到什么問題（例如：出錯(cuò)了，怎么改正），問題的注意點(diǎn)是什么

4.為什么這樣能解決問題

5.其他人遇到這個(gè)問題之后解決中的注意點(diǎn)，問題點(diǎn)，怎樣才能避免以后不再犯同樣錯(cuò)誤

6.實(shí)操一次給師傅看，讓師傅指出

另外，分享一下比較實(shí)用的思維導(dǎo)圖app給大家，你可以用這些軟件幫助自己理清系統(tǒng)菜單的層級關(guān)系

思維導(dǎo)圖軟件MAC電腦桌面系統(tǒng)可以用：Mind node思維導(dǎo)圖軟件，

windows電腦桌面系統(tǒng)可以用：xmind思維導(dǎo)圖軟件

c.來者不拒，不懂"say no"--辦法：不做包子，堅(jiān)定拒絕

瞎忙的大多數(shù)是爛好人。為何如此說呢？因?yàn)樽约荷钣畜w會(huì)。以前自己是爛好人，怕得罪人，不敢拒絕。結(jié)果，自己把別人的工作做了。如果你做錯(cuò)了，反而吃力不討好。所以，當(dāng)別人求你幫忙時(shí)，要堅(jiān)定的拒絕，一次不行就兩次。拒絕理由越簡單越好，就說你太忙，幫不上忙，不行等等，繞來繞去解釋半天，只會(huì)讓自己覺得虧欠別人，給自己增加煩惱。

d.同時(shí)進(jìn)行多任務(wù)處理--辦法：專心

因?yàn)槭謾C(jī)的存在，現(xiàn)代人的時(shí)間被分割成碎片，無法集中精力去工作。部分人在上班時(shí)間刷朋友圈，聚在一起聊八卦，無法集中精力去做比較重要的工作，容易出錯(cuò)。建議各位戒掉網(wǎng)癮，上班的時(shí)候把手機(jī)調(diào)成靜音，專心去跟自己的工作談一次深度的”戀愛“。

e.總在焦慮，情緒管理能力不夠強(qiáng)-----辦法：增強(qiáng)情緒管控能力

我覺得，在職場，初期跟中期拼的是自身的能力和交際手段。但是，最終拼的是對于自己情緒的管控能力。做外貿(mào)業(yè)務(wù)員，因?yàn)楣纠锩嬗袠I(yè)績考核，再加上工廠不怎么配合，所以造成部分業(yè)務(wù)員焦慮的情緒。

當(dāng)我們產(chǎn)生焦慮情緒時(shí)，要深呼吸，同時(shí)告訴自己”all is well "，同時(shí)不要受到周圍同事負(fù)面情緒的“污染”。焦慮通常也由不可知因素引起，所以，我們要通過自己努力，減少不可控的因素。

f.員工不獨(dú)立思考+上司不懂瞎指揮=效率低---如何巧妙管理上司

如果你攤上一個(gè)不懂裝懂，瞎指揮的領(lǐng)導(dǎo)，那么恭喜你，你以后日子挺難過的。因?yàn)樗麜?huì)把你的前期工作一票否決掉，要求你加班加點(diǎn)重做。這樣子挺浪費(fèi)大家時(shí)間的。

所以，當(dāng)上司提出修改時(shí)，你要獨(dú)立思考一下。上司這樣改是否合理？成本是否增加了？客戶是否同意這個(gè)方案？這個(gè)方案跟我自己的方案有什么優(yōu)缺點(diǎn)等

總結(jié)：首先，虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后向他分析兩個(gè)方案的優(yōu)缺點(diǎn)。比較后形成文字，以郵件的形式發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)再進(jìn)行確認(rèn)。這會(huì)有兩點(diǎn)好處：1.會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你做事很負(fù)責(zé)任 2.有郵件的形式作為證據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)重視，不能信口胡說，免于以后的擔(dān)責(zé)。

4.外貿(mào)業(yè)務(wù)員/外貿(mào)跟單員一天的工作安排建議

a.上班第一件事：關(guān)注當(dāng)天匯率，網(wǎng)址如下：http://www.usd-cny.com/

b.處理好手頭上的郵件。按內(nèi)容分出來詢盤，新訂單，翻單等來跟進(jìn)。

c.了解行業(yè)內(nèi)B2B，B2C平臺(tái)的使用規(guī)則，每天給自己一定的任務(wù)量去注冊B2B,B2C平臺(tái)并進(jìn)行產(chǎn)品上架，定時(shí)更新。例如，每天更新50個(gè)產(chǎn)品，每天搜集30個(gè)紅海關(guān)鍵詞，藍(lán)海關(guān)鍵詞，并更新到平臺(tái)上。如果客戶數(shù)量比較多，可以制定客戶管理表，標(biāo)明客戶名字，聯(lián)系方式，目標(biāo)市場，感興趣產(chǎn)品，單價(jià)，數(shù)量等

d.學(xué)習(xí)論壇上分享的技能，并結(jié)合親身實(shí)踐去總結(jié)。因?yàn)榭蛻糁芤粫?huì)很忙，而周五面臨即將到來的周末，所以周二和周四這段時(shí)間是比較好的跟蹤時(shí)間。

e.通過各類行業(yè)門戶學(xué)習(xí)產(chǎn)品知識(shí)，了解市場。如果想要獲得更加直觀的感受，可以去網(wǎng)上搶購一些廣交會(huì)，展覽會(huì)免費(fèi)門票，我之前就是通過微博，免費(fèi)獲得家博會(huì)的門票，讓我對家具行業(yè)，智能家居有更深入的了解。

5.分享實(shí)用APP進(jìn)行輔助提高效率

a.高效to do:頁面分為很重要很緊急，很重要-不緊急，不重要-很緊急，不重要- 不緊急4部分，填好事項(xiàng)后自己依次打卡完成。

b.種子習(xí)慣（免費(fèi))：這個(gè)軟件類似于當(dāng)下支付寶的螞蟻森林，種子在每件事的 打卡后慢慢長成大樹。