開發(fā)信，正文部分應(yīng)該大致包含4個部分： 稱呼、主體、結(jié)束語、簽名。
在談這些之前，我想先談?wù)勑偶煮w和大小問題。因?yàn)槲淖诸伾淖执笮∵m宜，跟你穿衣服合身一樣，讓人看著就舒服，這個表面上能打動人，讓人對你產(chǎn)生好感，也會覺得你很認(rèn)真在寫這個郵件。下面是常用的英文字體：
1）Arial （使用最多的，看著眼睛最舒服） 2）Verdana 3）Calibri
4）Times new roman 5）Tahoma 6）PMingLiU 臺灣香港
顏色不要超過三色，一般都是黑色或者藍(lán)色,事實(shí)上，有人研究過，藍(lán)色最能引起西方人的注意。對客戶來說，比較有吸引力的內(nèi)容，可以加粗和變色來突出處理。比如有的公司可以提供免費(fèi)樣品，F(xiàn)REE SAMPLES 就完全可以重點(diǎn)突出了。對于文字大小，通常是12磅就好了，但是如果你了解過看信的人，是近視，或者年紀(jì)比較大，可以適當(dāng)把字調(diào)整到13-14磅，免得對方看起來很吃力。文字行距大概在18磅左右，不要太緊湊，也不要太松散。
字體和顏色，大小問題解決了，現(xiàn)在我們來看稱呼。怎么寫稱呼，剛?cè)腴T的時候，也覺得困難，因?yàn)閷戦_發(fā)信的時候，往往都不知道對方名字，其實(shí)一般都可以這么解決：TO：PURCHASING MANAGER/PRODUCT MANAGER或者TO： WHOM IT MAY CONCERN
1)不知道對方名字：Dear Friend, Dear, Dear Manager, Dear Director, Dear Your Teams…... Hi,Sir,
2) 知道對方名字：Dear Jone， Hi,Jone, Good Day Jone,……
3) 學(xué)院派，古板： Dear Madam/Sir 這個在學(xué)校，老師一般都會教你們這樣寫的，事實(shí)上，這個太書面化，看起來有點(diǎn)別扭的。
還有，跟老外說Dear,這個是很自然的事情，你不要想歪了，人家的Dear就跟我們握手一樣，或者說就跟我們說尊敬的一樣。通過這些比較，我們應(yīng)該發(fā)現(xiàn)：稱呼要親切，能拉近與讀信人的距離。把握這個原則就好了。
好了，已經(jīng)稱呼人家了，接下來就是主體內(nèi)容了。其實(shí)外貿(mào)開發(fā)信的主體內(nèi)容，不需要那么復(fù)雜，要把握“四不四少”原則。即：
1）不長篇大論的介紹公司或工廠 2）不炫耀英文水平
3）不插入超連接或圖片 4）不說毫無意義的廢話
5）少說從那里得到客人聯(lián)系方式 6）少用第一人稱
7）少用書面語 8）少用中國式英語
外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”。 平時需要多琢磨客人的email，有意識去模仿他們的行文方式和遣詞用句，才能慢慢練好，讓別人感覺你的email和老外寫的一樣，就把你當(dāng)作同類，覺得會有親切感，比如我有個立陶宛的客人，寫郵件開頭老寫：Good day to you!那么我給他回郵件或者寫郵件的時候，也就學(xué)他寫：Good day to you!未必這樣寫法很好，但是他習(xí)慣這樣，那為什么我就不迎合他的習(xí)慣呢？
下面是一個自稱剛?cè)肼毜耐赓Q(mào)人的開發(fā)信郵件一個例子，
HI Mr Harold.Sacks：
I hope your business goes well. We are Hubei Yuanxiang Medical Technology Co., Ltd. which is engaged in medical device field for 15 years. We have become the most professional medical disposable and services supplier in china markets. Our goal is to provide you with best quality disposable product and most competitive prices. To be with us, you will obtain Unlimited Profit. our mainly product as following：
1. Ostomy Bags, Blood Bags, Bandage series, Medical Exam & Surgical, PVC Gloves, Safety Syringe,I.V. Catheter etc
2. Non-woven Coverall series, Face Mask, Hospital bed pad, Cotton Gauze, Adult Diapers etc
3. Oxygen Masks, Nasal Oxygen cannula, Suction Catheter, Feeding Tube etc.
All above items with FDA & CE, ISO13485 certificates approved.
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Yours sincerely
那如果是我的話，此開發(fā)信我應(yīng)該就這么寫：
Hi, Dear Mr Harold.Sacks,
We produce Medical Appliances with high quality & very competitive price for 15 years in China; Hope to find a way to cooperate with you.
E-catalogues will be sent if needed.
Write me back or call me pls, let’s talk more in details.
Thank you.
Best Regards
Yours sincerely
Zarah
Sales Manager
比較一下，什么感覺？外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單，簡單，再簡單”。你要做的，就是簡單明了的告訴看郵件的人，你是誰？你是做什么的,優(yōu)勢產(chǎn)品是什么？你想要做什么？寫明白了這些東西就好了！其他的東西，等以后有機(jī)會再詳細(xì)談。第一封郵件那么長，別人看的那么累，又不認(rèn)識你，人家不是浪費(fèi)力氣嗎？更何況我們自己覺得自己英語水平好，語法好，寫的不錯，事實(shí)上，在老外眼里，可能覺得變樣了。特別是很多老外母語也并不是英語，我們把中文意思轉(zhuǎn)化為英文，他們再把英文轉(zhuǎn)化為他們母語，這時間信息經(jīng)過幾次轉(zhuǎn)化和傳遞，最后可能已經(jīng)不知所云了。或許你的意思在他們理解來，已經(jīng)南轅北轍了都有可能。而事實(shí)上，從某種程度上來說，老外還是比較懶的。而在一般貿(mào)易中，他們大多數(shù)人，還是喜歡簡單化的語言，而不是很書面化的文字，所以商貿(mào)英語課本是課本，實(shí)際應(yīng)用是實(shí)際應(yīng)用的問題，大家一定要注意這個問題哦。
我就有個英國客人，他寫的郵件每次看起來很不爽，前言不達(dá)后語，很費(fèi)解，我想，如果我給他寫郵件，寫長了的話，他會不會也這樣覺得，事實(shí)上，他上學(xué)的時候，不跟我們一樣那么注重語法，也不跟我們一樣要死板的寫作文。但是跟他面對面講話的時候，就發(fā)現(xiàn)非常有條理，非常清晰……
還有，我跟一個意大利老板一起工作過兩年，當(dāng)時候，我們有個寧波的供應(yīng)商，幾乎不能寫英語，但是照樣跟我們生意做了兩年，他很清楚我們需要什么產(chǎn)品，然后PI，CI， PL都有固定模板抄一下，改一下抬頭。所以，只要你產(chǎn)品有特色，你了解了客人要什么， 英語有時候不好，照樣能把生意做好。并不是郵件要寫多復(fù)雜多長。
下面列一個幫朋友寫的開發(fā)信，
Dear,
How are you today?
ABC Co., Ltd manufacture LED Lights for 8 years in China, and supplier of walmart, hope to be one of your supplier.
FREE SAMPLES & Catalogues will be sent if needed.
Write me back or Call me please, let me talk details.
Looking forward to working with you in the near future.
Best Regards and thanks.
Alice
Sales Manager
這里要插幾句話，不插入超連接或圖片，是因?yàn)榈谝环忄]件，帶這些，很可能對方網(wǎng)速不好的時候，影響下載看你郵件，而更嚴(yán)重的是，對于陌生郵件地址，有連接的話，即使是通過暢想外貿(mào)管理軟件的郵件系統(tǒng)，也可能被對方反垃圾郵件系統(tǒng)默認(rèn)為垃圾郵件，這樣的話，你就慘了。
好了，開發(fā)信正文主體寫好了，就要談?wù)劷Y(jié)束語了。結(jié)束語部分一般來說問題不大，但是很多人不經(jīng)意見就喜歡寫個什么：Hope you good every day. Be Happy Every day等等這樣的中式英語，這個在中國人之間調(diào)侃，可能不覺得什么，但是老外看到這里，會覺得你特老土的。事實(shí)上，比較簡單直接的HAVE A NICE WEEKEND！ BEST WISHES！ BEST REGARDS！就都可以了。
最后，就是簽名了。開發(fā)信，因?yàn)槭堑谝环忄]件，建議純文本就好了：
NAME： TITLE：
COMPANY： TEL：
FAX： EMAIL：
WEB：
如果不是第一封郵件，建議簽名可以設(shè)點(diǎn)特色，弄點(diǎn)花樣，花點(diǎn)心事，弄的與眾不同點(diǎn)，可以把自己產(chǎn)品特色，照片等都可以設(shè)計(jì)進(jìn)去。
好了，開發(fā)信發(fā)出了，就等回信了，如果沒有回，也別灰心，很多時候，你得到的電子郵件地址，很可能未必就是你的買家的，石沉大海的情況比比皆是，我們要做的就是繼續(xù)努力，這個需要勤奮和機(jī)遇的。遇見一個人回了，就要努力想辦法跟進(jìn)。必要的時候，可以電話跟進(jìn)。
還有人在問發(fā)開發(fā)信要不要設(shè)置要求已讀回執(zhí)？我建議還是要回執(zhí)比較好，有3個好處：
1、你可以看，你發(fā)了30封郵件，有多少封是 read，有多少封是 deleted without read ；可以確定自己郵件標(biāo)題或者內(nèi)容好不好？
2、事實(shí)上，對于已讀郵件，你就可以跟進(jìn)寫第2封郵件了，試著發(fā)下電子目錄了。對于未度而直接刪除的郵件，而你又確定他們在做你的產(chǎn)品的話，如果你愿意，可以試著換下標(biāo)題，再發(fā)發(fā)郵件；
3、一般回執(zhí)里郵件地址前，可能有聯(lián)系人的姓名，這個很有用哦。
